MPPL Tugas 2 : Siklus Manejemen Proyek

SIM BARET

Sistem Barcode Penghapusan Aset ITS

Terdapat empat tahap kegiatan utama dalam Siklus Manajemen Proyek, yakni :

Initiation Stage

1. Identification of the Problem

Aset ITS yang sudah tidak dapat berfungsi dengan baik, maka perlu dilakukan penghapusan. Setiap aset yang dihapus kemudian disimpan pada gudang penyimpanan sebelum akhirnya dilakukan tindakan lebih lanjut dari aset tersebut. Penghapusan aset tersebut harus dilakukan melalui prosedur penghapusan aset. Masalah utama yang dialami selama proses penghapusan aset adalah kesulitan pemeriksaan ketersediaan gudang penyimpanan untuk aset yang akan dihapus serta ketidaksinkronan data pada setiap aset. Untuk itu diperlukan pembuatan sistem informasi untuk mempermudah dalam melakukan prosedur penghapusan aset dengan menerapkan sistem barcode untuk setiap aset dan pemeriksaan ketersediaan gudang penyimpanan pada setiap aset yang akan dihapus.

2. Identification of the Scope

Sistem informasi ini digunakan dalam ruang lingkup ITS terkhusus pada bagian unit sarana dan prasanana yang bertugas melakukan penghapusan aset di ITS.

3. Identification of the Deliverable

Deliverable pada proyek ini adalah sistem informasi berbasis website bernama 'SIM BARET' yakni Sistem Barcode Penghapusan Aset ITS yang menangani mulai dari proses pengajuan penghapusan aset, pengecekan ketersediaan gudang penyimpanan, validasi aset dengan scan barcode, serta verifikasi kelengkapan berkas selama proses penghapusan.

4. Identification of the Project Stakeholder

Stake holder pada proyek ini adalah petugas penghapusan aset di ITS, admin yang memverifikasi aset yang akan dihapus.

5. Development of a Business Case

Business case pada proyek ini antara lain memudahkan pencatatan aset yang akan dihapus, melakukan monitoring ketersediaan gudang penyimpanan serta untuk mencegah ketidaksinkronan data apalbila dilakukan pencatatan secara manual.

Planning Stage

1. Identification of the Project Timeline

Timeline dalam pengerjaan project ini adalah 2 bulan, dimulai pada 1 September 2020 dan dirancanakan akan selesai pada akhir bulan Oktober 2020.
Minggu 1 : ○ Berkoordinasi dengan Client ○ Merancang kebutuhan fitur
Minggu 2 : ○ Menyusun proposal ○ Membuat mockup sistem
Minggu 3 : ○ Membuat tampilan website statis
Minggu 4 : ○ Melengkapi fitur utama pada sistem
Minggu 5 : ○ Menambah fitur barcode
Minggu 6 : ○ Memperbaiki tampilan website ○ Menambah dan merevisi fitur
Minggu 7 : ○ Mendeploy website ke server
Minggu 8 : ○ Mendemonstrasikan hasil akhir ○ Menyerahkan kepada client


2. Creation of Workflow Documents

Alur kerja dalam pengerjaan proyek ini adalah :
a. Berdiskusi dengan client untuk menentukan fitur dan alur sistem
b. Perancangan desain UI/UX sistem
c. Melengkapi fitur-fitur yang dibutuhkan
d. Demonstrasi progress dan revisi kebutuhan
e. Mendeploy website ke server
f. Demonstasi akhir dan testing
g. Menyerahkan hasil akhir ke client


3. Estimation of Budget

Dalam pengerjaan proyek ini tidak memerlukan budget khusus karena menggunakan nantinya akan menggunakan server yang disediakan oleh ITS. Akan tetapi untuk biaya resource yang teridiri dari 3 orang, estimasi biaya per orang adalah Rp. 20.000/jam pengerjaan.

4. Gathering Resources

Resouces yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek ini minimum dapat memahami framework laravel. Untuk server sudah disediakan dari ITS.

5. Risk Anticipation

Resiko yang dapat diantisipasi adalah kurangnya waktu dalam menyelesaikan proyek ini, karena terdapat beberapa kali merevisi fitur sesuai kehendak client sehingga kami berusaha semaksimal mungkin untuk memanfaatkan waktu yang tersisa untuk menyelesaikan proyek ini. Akan tetapi apabila masih belum selesai, maka kami akan meminta penambahakan waktu pengerjaan kepada client.

Execution Stage

1. Creating Tasks and Organizing Workflows

Pembagian tugas dalam menyelesaikan proyek ini dibagi kedalam back-end yang mengatur database dari fitur sistem, front-end untuk mengatur tampilan sistem serta sistem analis untuk pembuatan dokumentasi dan perencanaan sistem.

2. Explaining Tasks to team Members

Anggota tim bagian back-end bertanggung jawab mengenai database serta alur sistem. Anggota tim bagian front-end bertanggung jawab mengenai desain sistem serta UI/UX, sedangkan anggota tim bagian sistem analis bertugas mendokumentasikan setiap progress pengerjaan, memantau dan mengatur timeline pengerjaan proyek

3. Communicating with Team Members

Komunikasi bersama anggota tim dilakukan setiap saat untuk memastikan tidak ada miskomunikasi dalam pengerjaan serta dilakukan rapat rutin internal setiap minggu untuk melaporkan progress yang sudah dikerjakan.

4. Monitoring

Rapat dan evaluasi dilakukan setiap minggu bersama client untuk memantau seberapa jauh sistem sudah dikerjakan dan apakah hasilnya sesuai harapan client atau belum. Jika belum, maka dapat dilakukan revisi.

5. Managing Budget

Pengeluaran yang diperlukan dalam pembuatan sistem ini adalah kuota internet serta pembayaran jasa programmer yang di bayarkan di akhir kontrak kerja sesuai dengan hasil yang kita berikan kepada client.

Closure Stage

1. Determining the Goals

Tujuan dari proyek ini adalah menghasilkan aplikasi berbasis website bernama SIM BARET yang dapat membantu proses penghapusan aset di ITS dengan fitur-fitur yang diharapkan dapat memudahkan.

2. Evaluation of the Team's Performance

Kinerja tim dalam mengerjakan proyek ini sudah cukup baik, setiap anggota mengerjakan tugasnya tepat waktu walaupun terkadang masih terdapat miskomunikasi dengan client karena keterbatasan koordinasi melalui online.

3. Making sure that all aspects of the projects are completed and providing reports to key stakeholders

Proyek masih dalam proses pengerjaan, tetapi setiap minggu dilakukan pelaporan progress kepada client untuk memastikan setiap fitur telah terpenuhi dan berjalan sesuai harapan.

4. Conducting a final anaysis of the Project

Saat ini proyek masih dalam proses pengerjaan, maka masih belum dapat dilakukan evaluasi dari hasil proyek.